Archiv für die Kategorie „Registrierkasse“
Registrierkassen als Allrounder für Filialbetriebe
Eine moderne Registrierkasse sollte in der heutigen Zeit wesentlich mehr Funktionen bieten, als nur das reine Verbuchen der Einnahme und das Aufbewahren des Geldes in einer Kassen Schublade. Filialbetriebe, egal ob sie in der Bäckereibranche tätig sind, ein Lebensmittelgeschäft betreiben oder ein Modegeschäft, haben wesentlich weiter reichende Bedürfnisse, wenn es um den Leistungsumfang ihrer Registrierkasse geht.
So muss über die Registrierkassen ermöglicht werden können, dass der Filialbetreiber in der Lage ist, von einem zentralen PC aus, egal wo er steht, im gleichen Haus oder auch in einer anderen Stadt oder einem anderen Land, die aktuellen Verkaufszahlen in Echtzeit über Datenfernübertragung abrufen zu können, um den Tagesbedarf der einzelnen Filialen unter Kontrolle zu haben. Das ist essentiell wichtig für Nachproduktion, Nachbestellung und –lieferung von verkauften Waren.
Zusätzlich können mit Hilfe der abgerufenen Daten tagesaktuelle Auswertungen erzeugt werden, so dass Gewinne optimiert und Schwund minimiert werden kann. Weiterhin bieten moderne Registrierkassen die Möglichkeit, die Verkaufszahlen zum Beispiel pro Mitarbeiter stündlich zu erfassen und auszuwerten, so dass motivierende Prämiensysteme eingeführt werden können. Eine andere, interessante Funktion einer Registrierkasse kann sein, dass Arbeitszeiten von Mitarbeitern erfasst und für die Lohnabrechnung verwendet werden können. Altmodische, mechanische Stechuhren haben damit ausgedient. Mit Hilfe von elektronischen Mitarbeiterschlüsseln wird von der ersten bis zur letzten Minute der Arbeitszeitverlauf dokumentiert, die Umsätze den Mitarbeitern zugeordnet, Bedienungsschritte wie Storno, etc. festgehalten.
Wenn die Registrierkasse eine derartige Funktionsvielfalt bietet und der Betrieb zum großen Teil über die Registrierkassen gesteuert wird, ist es natürlich besonders wichtig, ein robustes und standfestes Modell von einem zuverlässigen Hersteller mit gutem Service zu wählen. Damit wird gewährleistet, dass nur in seltenen Fällen Fehler auftreten, weil z.B. die Computersteuerung der Registrierkasse abgestürzt ist. Eine solches Ereignis ist der Alptraum für jeden Geschäftstreibenden, ganz besonders für Filialisten.
Empfehlenswert sind daher Registrierkassen, deren Betriebssystem nicht Windows-basiert ist, sondern die mit einem eigenständigen Betriebssystem ausgestattet sind. Vernetzt mit der passenden Software ist so garantiert, dass die zu verarbeitenden Daten entsprechend ausgewertet werden können. Kompatibilität mit Barcode Scanner, mobilem Kassenterminal und Drucker sind weitere Leistungsmerkmale, die Registrierkassen heute bieten müssen. Allrounder, die im wahrsten Sinne des Wortes viele Aufgaben im Betrieb übernehmen und die Abläufe steuern helfen
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Registrierkassen – Benutzerdokumentation verständlich gestalten
Registrierkassen Benutzerdokumentation - Begriffe und gesetzliche Voraussetzungen
Aus Haftungsgründen fordern staatliche Gesetze und Vorschriften privatrechtlicher Organisationen die Hersteller und Einrichter von technischen Erzeugnissen zur Bereitstellung der Technischen Dokumentation. In der EU sind einschlägige EG-Richtlinien wie die sog. Maschinenrichtlinie, die Atex-Richtlinie, die Druckgeräterichtlinie oder die Produkthaftungsrichtlinie zu nennen, die von den Mitgliedstaaten in nationales Recht umgesetzt werden (Produkthaftungsgesetz, Geräte- und Produktsicherheitsgesetz). Die Richtlinie VDI 4500 unterscheidet zwischen interner und externer Technischer Dokumentation:
Die interne Technische Dokumentation (Technische Produktdokumentation) einer Registrierkasse umfasst z. B. Konstruktions- und Fertigungsunterlagen, Pflichtenhefte, Berechnungsunterlagen, Versuchsberichte, Risikoanalysen und Nachweise über Maßnahmen der Qualitätssicherung. Ferner enthält sie alle Informationen der “Externen Technischen Dokumentation” (vorzugsweise im Original). Sie bleibt beim Hersteller des Registrierkassen Systems / der Registrierkassen Software dauerhaft archiviert und wird während der gesamten Lebensdauer der Registrierkassen Software aktuell gehalten (Produktbeobachtung).
Die externe Technische Dokumentation richtet sich dagegen an den Benutzer des Registrierkassen Systems, der mit Benutzerinformationen wie Betriebsanleitungen, Gebrauchsanweisungen oder Sicherheitshinweisen, aber auch anhand von Plänen, Zeichnungen und Stücklisten über die Beschaffenheit und die bestimmungsgemäße Verwendung der Registrierkasse informiert wird.
Die Erstellung externer Dokumentationen (z. B.: die Benutzerdokumentation der Registrierkassen Software) erfordert besondere Fachkenntnisse und Qualifikationen. Mit dieser Aufgabe werden Technische Redakteure betraut, die häufig in speziellen Fachabteilungen – Technischen Redaktionen – sowohl für die redaktionelle Bearbeitung von Benutzerinformationen der Registrierkassen Software als auch für die Koordination des abteilungsübergreifenden Dokumentationsprozesses verantwortlich sind. Insbesondere die Benutzerdokumentation einer Registrierkasse stellt hohe Anforderungen hinsichtlich Übersichtlichkeit und Verständlichkeit.
Einige Qualitätsmerkmale von Dokumentation einer Registrierkassen Software sind: Vollständigkeit, Übersichtlichkeit, Verständlichkeit, Strukturiertheit, Korrektheit, Editierbarkeit, Nachvollziehbarkeit, Integrität/Authentizität (z. B. Änderungshistorie), Objektivität. Aus der Analyse der „Produktzielgruppe“ (wer bedient was am Registrierkassen System / an der Registrierkassen Software) und der Zielsetzungen für den Produkteinsatz (wo und wie wird die Registrierkasse eingesetzt) entsteht die Kenntnis der „Zielgruppe“ (Benutzer der Registrierkassen Software). Eine Benutzerdokumentationen für die Registrierkassen Systemsoftware orientieren sich hauptsächlich an den tatsächlichen Aufgaben der Benutzer und Anwender und an den vom System vorgegebenen Funktionen. Die textlichen Darstellungen müssen so ausführlich sein, dass der Leser einer Benutzerdokumentation für Registrierkassen Systeme alle für ihn wichtigen Informationen daraus entnehmen kann. Fehlen Informationen, leidet die Verständlichkeit. Gleichzeitig darf diese Ausführlichkeit der Benutzerdokumentation aber nicht zu weit gehen, sonst besteht die Gefahr, dass der Leser des Handbuches zur Registrierkassen System Software in einem Überangebot die für ihn wichtige Information übersieht, oder der Benutzer eines Handbuches zur Registrierkassen System Software wird unter Umständen bereits vor dem bloßen Umfang des Handbuches zurückschrecken.
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Registrierkassen in allen Branchen einsetzbar
Registrierkassen können mittlerweile universell für alle Branchen angepasst werden. Die typische Registrierkasse, die nur für den Handel oder für die Gastronomie einsetzbar ist, sieht man immer seltener, und wenn, dann nur im Niedrigpreisbereich, mit sehr kleinem Leistungsumfang. Moderne Registrierkassen, die mit 64 Bit Technologie arbeiten, können sehr klein sein, auch vom Preis her attraktiv und sind mit ihrer Speicherleistung trotzdem in der Lage zum Beispiel bis zu 100.000 Artikel zu verwalten. Mit dieser Leistung hat man sicherlich auf Zuwachs gesetzt und stößt nicht gleich bei der nächsten Vergrößerung des Warensortiments an die Grenzen der Registrierkasse.
Bei der Wahl der richtigen Registrierkasse ist es also wesentlich wichtiger, sich zu fragen, welche Peripheriegeräte angeschlossen werden sollen, welche Schnittstellen dafür nötig sind, wie die Registrierkasse programmiert werden soll und welche Speichergröße benötigt wird, um die Anforderungen des jeweiligen Betriebes erfüllen zu können. Dann kommt es natürlich noch auf das gewünschte Design an. Soll die Registrierkasse in einem Bereich stehen, wo entweder Staub oder auch Spritzwasser eine Rolle spielen, sollte das Gehäuse entsprechend dicht verarbeitet sein.
Im Bereich der Theke eines Szenelokals macht sich eine hässliche Registrierkasse aus Kunststoff nicht so gut. Da kann man besser auf Registrierkassen zurückgreifen, die ein edles Gehäuse, vielleicht aus Edelstahl haben, mit Touch Screen Bildschirm. In Restaurants ist es wichtig, eine Registrierkasse zu haben, die in der Lage ist, grafische Tischpläne darzustellen, damit das Service Personal schnell und einfach Buchungen vornehmen kann. Auch dafür benötigt man einen Touch Screen, damit die Eingabe mit Berührung des Bildschirms gemacht werden kann. Außerdem benötigt man in einem Restaurant zusätzliche Bondrucker für die Küche und die Theke, dafür sollten die passenden Schnittstellen vorhanden sein.
Für den Einzelhandel ist es sinnvoll, wenn Scanner und Kartenlesegeräte mit angeschlossen werden können, damit die Registrierung der Waren schneller funktioniert. Wichtig ist für jede Branche, dass die Registrierkassen im Netzwerk arbeiten können, damit die Daten von einem zentralen PC aus ausgelesen werden können, um in Warenwirtschaft oder anderen Back Office Programmen weiterverarbeitet werden können. Mit Hilfe der Daten aus der Registrierkasse können Umsatzstatistiken über jeden beliebigen Zeitraum erstellt werden, die dazu genutzt werden können, die Lagerhaltung zu optimieren und sich einen Überblick über die betriebswirtschaftlichen Ergebnisse zu verschaffen.
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Registrierkassen wichtigste Ausstattung für jedes Geschäft
Geschäftsausstattung ist bei dem Aufbau eines neuen Geschäfts oder auch bei der Renovierung eines bestehenden Geschäftes meist die Sache des Innenausstatters. Ein Innenarchitekt, der sich im günstigsten Fall auf diese Branche spezialisiert hat, fertigt aufwändige Pläne an, wählt Farben von Holz, Wand und Stoffen, legt fest, welche Technik erforderlich ist, welche Beleuchtung. Je nach Art des Geschäftes ist das mehr oder weniger kostenintensiv. An die Registrierkasse denken die meisten Geschäftsinhaber erst zum Schluss, wenn die Einrichtung schon fast fertig gestellt ist. Dabei sind die Registrierkassen letzten Endes wichtiger für den Ablauf des Geschäftsalltages, als die schönste Inneneinrichtung oder beste Technik. Steht eine Renovierung an, oder im Idealfall die Gestaltung eines neuen Geschäftslokals, sollte die Anschaffung der Registrierkasse oder auch eines Netzwerks von Registrierkassen direkt zu Beginn des Bauprojektes zum Thema gemacht werden. Denn was nützt es, wenn der Boden schon komplett fertig gestellt ist, es wäre aber notwendig, noch ein Netzwerkkabel zu verlegen. Dann wird dieses meist recht unschön oberirdisch verlegt, befestigt mit Kabelschellen quer durch den Raum geführt, oft an der Decke entlang. Bei frühzeitiger Planung hätte dies vermieden werden können. Wenn so ein Fall heute eintritt, ist es am besten, die Verbindung für das Netzwerk von Registrierkassen per Funk oder WLan aufzubauen. Damit vermeidet man unbequeme, nachträgliche Kabelverlegungen. Bei WLan Verbindungen ist natürlich immer fraglich, ob die Kassensysteme ausreichend standfest die Daten übertragen und ob die Daten auch sicher sind gegen Angriffe durch Viren oder ähnliche Manipulationen von außen. Die so genannten PC Kassen sind hier weniger geeignet, da das Betriebssystem, das diese Registrierkassen steuert, angelehnt ist an das Windows Betriebssystem von PCs. Besser ist es, eine Registrierkasse zu wählen, deren Hardware gesteuert wird mit Hilfe eines eigenständigen, proprietären Betriebssystems. Das ist ein Betriebssystem, das vom Hersteller der Registrierkassen eigenständig programmiert wurde und nicht Windows basiert ist. Damit ist es wesentlich unempfindlicher gegen Viren aus dem Internet. Das ist einer der Faktoren, die bei der Anschaffung einer Registrierkasse in Betracht gezogen werden sollte. Wichtig sind natürlich auch die spezielle Aufgabenstellung, die in jedem Geschäft und in jeder Branche unterschiedlich sein können. Viele Registrierkassen können heute auf die jeweilig individuellen Anforderungen in ihrer Programmierung angepasst werden. Um herauszufinden, welche Anwendungsmöglichkeiten wichtig sind, sollte man ein genaues Pflichtenheft erstellen, anhand dessen der Kassenhändler oder –hersteller erkennen kann, welche Registrierkassen er für den speziellen Betrieb am besten in das Angebot einsetzt. So sollte zum Beispiel eine Registrierkasse, die in einer Bäckerei oder Konditorei eingesetzt werden soll, wasser-, staub- und krümeldicht verarbeitet sein. Schlecht wäre, wenn nach einer Betriebszeit die Registrierkasse ausfällt, weil durch das Lüftungssystem feiner Mehlstaub eingedrungen ist und die Technik beschädigt hat. Eine Registrierkasse für den Gastronomiebetrieb sollte in der Lage sein, grafische Tischpläne anzuzeigen oder im Imbiss die dementsprechende Menge an Tastaturfeldern bieten, um das gesamte Angebot an Speisen und Getränken auf dem Bedienfeld darstellen zu können. Entscheidend ist aber die Verarbeitung der in der Registrierkasse gespeicherten Daten im zentralen PC mit Hilfe von Warenwirtschaftsprogrammen oder ähnlichen Back Office Lösungen, wie Backsoftware, Finanzbuchhaltung, usw. Denn für jeden Unternehmer ist von entscheidender Bedeutung, dass er zeitnah Auswertungen erhält, die über den Geschäftsverlauf des Betriebes Aufschluss geben, den Warenbestand kontrollieren oder gar Bestellvorschläge erarbeiten können. Damit werden die Registrierkassen zur wichtigsten Ausstattung jedes Unternehmens.
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Registrierkassen als vielseitige Kontrollwerkzeuge
Die Notwendigkeit sich ein modernes Registrierkassen System anzuschaffen, wird gerade in kleineren Betrieben der Gastronomie und kleinen Einzelhandelsgeschäften, wie Boutiquen oder auch Blumengeschäften, nicht erkannt. Da reicht es dem Betreiber oft noch, einfach mit einer zur Verfügung stehenden, alten Registrierkasse oder gar in eine Geldkassette oder Schublade mit Fächereinsatz zu kassieren. Die alten Registrierkassen werden, quasi als Ersatz für den Taschenrechner, als Addierhilfe genutzt, ansonsten wird manuell im Kopf gerechnet und der Geldbetrag in der Schublade verstaut. Wenn der Inhaber selbst den ganzen Tag im Geschäft steht, denkt er, da geht ja nicht verloren, ich selbst rechne mit mir ehrlich ab. Am Ende des Monats steht er vor der gewaltigen Aufgabe, alle Einnahmen und Ausgaben aus den manuellen Aufzeichnungen zusammenzutragen und seine Gewinn- und Verlustrechnung über ein Kassenbuch zu erstellen. Das Bestellen der Neuware ist von seinem persönlichen Überblick über die Bestände abhängig, das heißt in vielen Fällen, dass jedes Mal eine Mini Inventur nötig ist, wenn nachbestellt werden soll. Jedenfalls, wenn das Warenangebot über einige, wenige Artikel hinausgeht. Das benötigt einen enormen Zeitaufwand und garantiert nicht wirklich zuverlässige Ergebnisse. Auch für den kleinsten Betrieb und seinen Inhaber lohnt sich die Investition in eine moderne Registrierkasse oder auch in ein Registrierkassen System. Jeder gemachte Umsatz wird mit Artikelnummer in der Registrierkasse erfasst. Täglich und sogar stündlich ist es für den Unternehmer möglich, sich Auswertungen per DFÜ in Echtzeit aus der Registrierkasse abzurufen. Die gelieferten Daten geben Auskunft über verkaufte Artikel, Umsatz, Gewinn pro verkauftem Artikel, das alles mit Hilfe eines angeschlossenen Warenwirtschaftsprogramms, das in der Lage ist, sogar Bestellvorschläge zu erstellen. Das verschafft dem Unternehmer ein großes Maß an zusätzlicher Zeit, die er dann für sich privat oder auch für das Geschäft nutzen kann. Der größte Vorteil ist aber, dass die betriebswirtschaftlichen Ergebnisse schnell und präzise zur Verfügung stehen. So kann der Unternehmer sich täglich darüber informieren, welche seiner angebotenen Produkte und Dienstleistungen den besten Gewinn erzielen und sein Unternehmensziel darauf abstellen. Renner und Penner in der Produktpalette zu erkennen und zu fördern bringt auf die Dauer einen besseren Umsatz. Wenn Angestellte mit im Spiel sind, können Personalplanung und Arbeitszeiterfassung über die Registrierkassen gesteuert werden. Das hilft dann direkt bei der Lohnabrechnung. Der Unternehmer liest am Ende des Monats die komplette Arbeitszeit pro Mitarbeiter aus und hat korrekte Unterlagen zur Erstellung der Abrechnung. Das Bestellwesen liefert Bestellvorschläge. Jedes Produkt kann mit einer Mindestlagerbestand Angabe gespeichert werden. So wird kein Artikel mehr ausverkauft sein, aber das Lager platzt auch nicht wegen Überbestellungen aus allen Nähten. Bei frischen Artikeln hilft das Warenwirtschaftssystem, immer einen ausreichenden Vorrat zu haben, der für den aktuellen Verkauf ausreichend ist, aber nicht zu viel, so dass nichts mehr verderben kann. Das hilft dem Unternehmer, Kosten beim Wareneinsatz zu reduzieren und insgesamt den Rohgewinn zu erhöhen. Die Investition in ein modernes Registrierkasse n System mit passender Software macht sich so für jedes Unternehmen schnell bezahlt.
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